Az utolsó áfabevallás benyújtását követően azonnal indul az évzárás folyamata, miközben a napi rutin feladatok sem maradhatnak el. Ilyenkor különösen sokat számít a könyvelők fegyelmezett munkaszervezése és kitartása: a beszámolókészítés szezonja egyszerre igényel precizitást, következetességet és nagy teherbírást. Egy jól megtervezett zárási időszak mellett kevesebb a meglepetés – és megfelelő támogatással a stressz is érdemben csökkenthető.
Egy bevált „házi recept”, amit szívesen ajánlok:
Hozzávalók:
Elkészítés:
Az őszi időszak az év végi zárások előkészítése mellett a könyvvizsgálati szezon indulásáról is szól. Akár a belső ellenőrzési igény, akár a könyvvizsgáló indíttatása motivál bennünket, éljünk az automatizmusok adta lehetőségekkel az előkészületek során! Tegyük kényelmesebbé az ellenőrzést, miközben több kontroll pontot is beépíthetünk a folyamatba - csak rajtunk múlik!. Lássuk, milyen eszközök könnyítik meg munkánkat, ha segítségül hívjuk ELZA-t, a könyvelők digitális asszisztensét!
A főkönyvi adatok elemzése mögött erős, könyvvizsgálói szemléletű elemzőmotor áll. Az audit.xml beolvasására épülő „Nyitott könyv” lekérdezések célzottan válaszolnak a napi kérdésekre: rendben van-e az évnyitás, nem maradt-e ki számla a könyvelésből, egyezik-e az analitika a főkönyvvel (például tárgyi eszközök, ÁFA, bér, értékpapírok), vannak-e szabálytalan könyvelések vagy negatív egyenlegek, előfordulnak-e kiugró készpénzes tételek, kik a kiemelt partnerek, és hogyan alakulnak bevételek és költségek időszakonként. A többnézetű, többszínű időszaki összesítők azonnali áttekintést adnak az időszaki forgalmakról és a vagyoni helyzetről.
Ahogy a favágó legfontosabb szerszáma a fejsze, a fodrászé az olló, úgy a ma könyvelője már nem tud hatékonyan, jól dolgozni a szoftvere(i) nélkül. A szakmai kompetencia és az elektronikus ügyintézési elvárások teljesítéséhez a könyvelőprogram mellett több további szoftvert érdemes felsorakoztatni az eszköztárban. Ezek között ELZA egy olyan program, amely a beszámoló elkészítése mellett segít a könyvelési adatok ellenőrzésében és a zárlati dosszié összeállításában is.
Sokan tudják már, hogy mi mindenben támogatja ELZA – a könyvelők digitális asszisztense a teljes könyvelői csapat munkáját, de számukra is további támogatást jelentenek az elmúlt egy év fejlesztései:
Bemutatom ELZA-t, aki nem csak az év zárásakor, hanem évközben is kiválóan szolgálja a könyvelők és az ügyfelek érdekeit. Hogy mivel? Nézzünk meg 13 példát arra, hogy mire kérheted meg új, digitális kolleganődet mostanában, azaz év közben.
Számos szakmai képzés foglalkozott már azzal, hogy ügyfeleink könyvelendő szerződéseinek ismerete mellett miért fontos a velünk megkötésre kerülő könyvelési szerződés gondos kimunkálása, annak kellő részletezettsége. Ehhez egészen jó iratminták is rendelkezésre állnak, amelyekből szerencsés egy a szakmai tevékenységünkre szabott saját blankettát kialakítanunk.
Ami a külső könyvelési együttműködés és a belső pénzügyi-könyvelési osztály megléte mellett sem nélkülözhető, az alaposan megtervezett, tudatosan kialakított rendszerszerű minőségi munka, s a következetes ellenőrzés, hiszen ezeknek meghatározó szerepük lehet a könyvvezetési, beszámolókészítési feladatok szakmai színvonalát illetően. Mindez visszaigazolódik az ügyfelek közzétett beszámolóiban (link: https://e-beszamolo.im.gov.hu/oldal/kezdolap), amelyek bárki számára elérhetőek, de a minőségüket a hatósági ellenőrzések eredménye is tükrözi.
Ha megkérdeznénk a könyvelőket, mi a legnehezebb a munkájuk során, vajon mi lenne a leggyakoribb válasz? A jogszabálykövetés, a technikai fejlődés, a megfelelő kollegák kiválasztása, az ügyfelek informálása? Felmerült már a virtuális asszisztens az irodában? Hátha egy kicsit mindegyik nehézségen tudna javítani egy program, ami egységesíti az iroda funkcióit és észrevétlenül standardizálja a munkafolyamatokat.
Egyre többször felmerül, milyen nehéz egy szakmailag jól képzett kollegát találni, aki tapasztalt, gyors és hosszú távon is elkötelezett egy munkáltatónál. A fluktuáció sajnos velünk van, de könnyebben átadhatók a feladatok egy új kollegának, ha minden dolgozó azonos rendszerben, egységes munkatáblákkal dolgozik. Amennyiben a munkafolyamatok standardizáltak, a helyettesítés szinte észrevétlenül megoldott az irodában, és egy új kollega is néhány óra alatt be tud tanulni.
A digitalizáció mentén a NAV online számla és online pénztárgép adatszolgáltatás szoftveres elérhetősége hozzáadott értéket jelent a könyvelés számára. Ma már valóban kevesebb időt kell fordítanunk az adatrögzítésre, a könyvelési munka jobban eltolódhat a szakmai szolgáltatás irányába. Hogyan tudjuk a szakmai minőséget a napi rutinba építve egységessé tenni az irodában?
Bár a könyvelők más és más szakmai és precizitási szinten dolgoznak az egyes területeken, ettől még mindenki lehet kiemelkedő a saját szférájában. Azonban a minőségi munka igényli a standardok kialakítását, ami összehangolja a munkatársak feladatait és lehetővé teszi az ellenőrzést. Legyen szó egy könyvelőirodáról, ahol többen sokféle könyvelőprogrammal dolgoznak, vagy gondoljunk egy saját könyvelő apparátussal rendelkező szervezetre, egyetérthetünk abban, hogy a standardok kialakítása meglehetősen időigényes, miközben figyelemmel kell lenni a naprakészségre is. Miért ne használhatnánk egy olyan rendszert, ahol a standardot egy szoftver biztosítja és a naprakész „ellenőrző listákat” valaki más készíti?
Ön tudja, hogy pontosan milyen adatok kerülnek be az online számla adatszolgáltatásba (OSA)? Érdemes megismerni ezzel kapcsolatban néhány érdekes összefüggést.
2018. július 1-jén kezdtünk el számla adatokat szolgáltatni az adóhatóság felé és ez 2021. április 1-től immár teljeskörűen kötelező a belföldi adóalanyok tekintetében. Ennek előnyeit számos könyvelő használja ki azzal, hogy a korábbi manuális számla adatrögzítést felváltotta a NAV-OSA importjával. A könyvelő programok fejlődésével lényeges hatékonyság javulást jelent az egyes számlákhoz rendelhető könyvelési szabályok kialakítása, használata. Emellett a könyvelés továbbra is az eredeti, befogadott, elszámolható bizonylatokra alapul, s ezzel kizárható, hogy a vállalkozás által be nem fogadott számlák is könyvelésre kerüljenek. Mind a könyvelés, mind a könyvvizsgálat során fontos e szempont ellenőrzése.
Új év, új kihívások és új lehetőségek… Az év indítása során a megszokott, jelentős erőforrást igénylő számviteli zárlati feladatok mellett számolnunk kell a nagyban változó környezet hatásaival is.
Ebben az évben nem csak beszámolót készítünk, de annak elemzése is nagyobb hangsúlyt kap, amit megfelelően kell prezentálnunk a vezetés, a megbízónk felé. Éppen ezért szeretném felhívni a figyelmet a jelenben állandó, illetve a pozitív hatásokra, amelyek segítik munkánkat a következő időszakban.
TOP10 ötlet egy sikeres évzárás után
Igazán jóleső érzés június első hétvégéjét követően megállapítani, hogy túl vagyunk az évzárási hajrán. Az okos ember holtig tanul, így mi se késlekedjünk levonni a beszámoló készítés konklúzióit! Amíg még friss a fejünkben az élmény, nézzük meg, lehetne-e másképp, egyszerűbben, rugalmasabban évet zárni, hogy a következő ilyen időszakunk kevésbé legyen megterhelő! Milyen részekre bontható a beszámoló készítés folyamata és hogyan tegyük azokat hatékonyabbá?
Ennél az kérdésnél induljunk ki abból, hogy miként tehermentesítsük a legértékesebb munkaerőt, a főkönyvelőt, a könyvelőiroda vezetőjét, a könyvelőt, hogy tudják segíteni őt a kollégák? Meggyőződésünk, hogy csapatmunkában lényegesen jobb – és ami még ennél is fontosabb, ellenőrzött – beszámolót adhatunk ki a kezünkből.
Ezt az évet sokan, sok szempontból szeretnénk már zárni… A 2020. évi könyvviteli zárlat ráadásul kiemelt figyelmet fog kapni, hasonlóan az idei tavasz mérleg zárási feladataihoz.
A társaságok nagy része különféle nehézségekkel küzd, illetve a pandémiához igazodva átalakult folyamatok hatását jól kell kezelni a könyvelési rendszerekben is. Mindemellett az idei évi gyors, illetve többször pontosított, igazított szabályozási környezet, az adójogszabályok változásának való megfelelés igénye, a különféle támogatások helyes kimutatása, érvényesítése is a gyakorlattól való eltérést, új feladatokat hoz a könyvelők munkájában. Többen felismerték, hogy ezt már csak a könyvelési feladatok rendszerszerű átalakításával, és különféle automatizálási funkciók beépítésével lehet hatékonyan megoldani. Mindez megköveteli a naprakész könyvelést is.
A könyvelők a szokottnál is nagyobb kihívással nézhettek szembe idén tavasszal, hiszen a napi szinten megjelenő jogszabály módosítások, azok értelmezése, és a különböző változás bejelentések, kérelmek, lényeges időráfordítást igényeltek a napi munka és az előző év zárása mellett. Ez a beszámoló készítés időszakában a könyvelők többségénél nagyon nehezen, vagy egyáltalán nem megoldható. Ezért is üdvözültük a 140/2020. (IV. 21.) kormányrendeletben megfogalmazott könnyítéseket, miszerint szeptember 30-ára változik a beszámoló készítés, közzététel és az ehhez kapcsolódó adóbevallások határideje. Ennek az időszaknak a kihívásai alapján mindenki le fogja vonni a következtetéseket, most azonban még vágyakozunk az 1 év múlva várható állapotra, amikorra már mindannyian túl jutunk a természet által ránk rótt, azonnali digitalizációs lépéseken, s már élvezhetjük, használhatjuk a kényszer hozta megoldások gyümölcsét.
Ha a 2020. év valóban a digitalizáció éve lesz – ahogy több helyen is olvasható –, akkor ideje megterveznünk, mit tehetünk e téren a saját munkánk megkönnyítése érdekében is. Mindezt tegyük persze úgy, hogy továbbra is az ügyfél érdekeire fókuszáljunk! Mivel érdemes kezdeni az évet? Gondoljuk végig, hogy milyen rutin jellegű folyamatokat válthatunk ki szoftverekkel. Ezek egy része olyan feladat, ahol nincs szükség az emberi munkaidő értékes perceire/óráira, egy másik része pedig egy munkafolyamat lerövidülését jelentheti. Egy sor könyvelői asszisztens program jelent meg az elmúlt években. Van olyan, amelyik e-mail-t küld az ügyfélnek, van amelyik riportot készít, van amelyik a számlák és egyéb bizonylatok manuális adatrögzítését váltja ki (ma már nem biztos, hogy mind fel tudnám sorolni…), és van amelyik a szakmai tudást is igénylő évközi és éves zárlat elkészítésében nyújt segítséget. Mielőtt választunk ezek között, mások mellett fontos mérlegelni az adatbiztonság szempontjait is.