Érdemes kihasználni a digitális fejlődés nyújtotta lehetőségeket - a XXI. század könyvelője

Egy könyvelőnek ma már nem csak a klasszikus értelemben vett számviteli, adózási területekhez kell értenie - rendkívül hasznos számára, ha képes az informatikai rendszerek, az adatbázisokból kinyerhető összefüggések elemzésére is. Két területen jelenthet ez előnyt: egyrészt a saját munkája lesz hatékonyabb, a korábbinál is jobb minőségű, másrészt a megbízója/munkáltatója felé tartalmasabb, hasznosíthatóbb jelentéseket, kimutatásokat tud készíteni, amellyel alá tudja támasztani a magas színvonalon elvégzett munkáját, s szakmai támogatást tud nyújtani a vezetői döntések meghozatalához, esetleg pályázati dokumentációk összeállításához. Ezt az eredményt manuálisan csak nagy idő és energia ráfordításával lehet elérni, ezért a beszámolót illetve az elektronikus zárást elkészítő szoftverek igénybe vétele egyre inkább nélkülözhetetlen eszköze lesz a hatékony, magas színvonalú munkavégzésnek.

Az „ELZA” Elektronikus Zárást támogató számviteli (könyvelői) dokumentációs rendszer képes az előállítható digitális állományok hasznosítására!

A hatóságok is az automatizmust ösztönzik egyre több ilyen alkalmazás kötelező használatának előírásával.

Milyen adatállományokat látnak a hatóságok egy adózóról?

Kezdjük a legfrissebbel, az OBR-rel, azaz Online Beszámoló Rendszerrel.

Ettől az évtől kezdve a beszámolók feltöltése már nem képi, hanem adat formájában történik. Az adat pedig lehetővé teszi a hatóságok, s a Céginformációs Szolgálat részére a lekérdezéseket, az egyéb nyilvántartásokkal való összehasonlításokat. Nem nehéz elképzelni például, hogy a jogszabályba ütköző és a beszámoló soraiból kiolvasható összefüggéseket milyen rövid idő alatt ki lehet innentől szűrni.

Ezzel tartalmában szoros kapcsolatban áll a 2010-ben, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara kezdeményezésére elterjedt ún. Audit.xml adatexport. Ez az adatállomány elsősorban könyvvizsgálati célokat szolgál, mivel a főkönyvi adatokat tartalmazza egységes struktúrában. A könyvvizsgálat során az Audit.xml adatexport birtokában számos elemzési, lekérdezési lehetőség nyílik meg egy egységes felületen, a könyvelő program listáitól függetlenül.

Az adóhatóság 2015. év elején elindította az EKÁER, Elektronikus Közúti Áruforgalmi Ellenőrző Rendszert. Ennek célja többek között az áruforgalom átláthatósága, az adóelkerülők kiszűrése. Az EKÁER-rel akár előzetesen, akár valós időben, de még utólag is nyomon követhető az áru tényleges útja Magyarországon. Az áruk útvonalának adatait pedig egy elektronikus rendszerbe kell feltölteni. Az EKÁER felállása óta folyamatosan olvashatunk olyan híreket, mely szerint az adóhatóság vizsgálatot indít a bejelentett adatok elemzése birtokában vagy épp az adatközlés elmaradása miatt…

A beszámoló és az áruk fuvarozási útvonal adatain kívül további két kiemelt területen állnak adatállományok a hatóságok rendelkezésére. Ezek közül az egyik legfontosabb az online pénztárgép, a másik pedig az online számlázás.

2014-ben elindult az online pénztárgép adatszolgáltatása, amelyet egy meghatározott tevékenységi körben kötelezően kell alkalmazni, de 2017-től jelentősen bővült az online pénztárgép használatra kötelezettek köre. Az online pénztárgép adatszolgáltatása azt jelenti, hogy a pénztárgéppel kiállított nyugta adatai – egy internet kapcsolatot biztosító modem segítségével, minden külső beavatkozás nélkül – automatikusan továbbításra kerülnek az adóhatóság erre a célra fenntartott szerverére. Mentesül a nyugta kiállítása alól az az adózó, aki pénztárgép használatra kötelezett és a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról számlát állít ki. Emellett a nyugta helyett kiállított számlák adatairól külön adatszolgáltatást kell benyújtani az adóhatóság részére. Ebből következik, hogy automatikus vagy manuális módon, valamennyi adat bekerül egy adatbázisba.

Az online számlázás szabályai ebben a pillanatban épp kialakítás alatt állnak, de valószínűsíteni lehet, hogy a számlázó programok is továbbítani fogják a kiállított számla adatait az adóhatóság szerverére, hasonlóan a pénztárgépek adatszolgáltatásához. No, de milyen adatok ezek? A jogszabály szövege szerint a számla fejléc és lábléc adatai, valamint a tétel adatok kerülnek be egy xml állományba, de összességében több mint 150 féle adattípust ír le a 23/2014. (VI.30.)  NGM rendelet. A rendelet szerint 2016.01.01-től minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy ún. adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkcióval, ami független a majdani online számlázástól. Ez az adatexport tartalmazza a számlák összes adatát, és a célja egyelőre az, hogy az adóhatóság egy revízió alkalmával elkérje, hogy szűréseket, lekérdezéseket készíthessen belőle.

Az adatállományok felhasználása

A fentiekben látható, hogy a hatóságok folyamatosan bővítik az elektronikus formában bekért adatok körét. Ezek alapján kockázatbecslési eljárásokat is végeznek az ellenőrzések lefolytatása előtt/közben a birtokukban lévő országos adatbázisokban. De ha a hatóságok ilyen komoly fejlesztéseket igénylő erőfeszítéseket tesznek azért, hogy elemzéseket készítsenek a bekért állományokból, akkor a könyvelő vagy gazdasági vezető miért ne tehetné meg ugyanezt? Ez azzal az előnnyel járna, hogy az adatelemzés már egy könyvviteli zárlat vagy a beszámoló elkészítésekor rendelkezésre állna. Egyrészt nem az adóhatósági ellenőrzéskor szembesülne a vállalkozó, a könyvelő a beszámolókban rejlő esetleges hibákkal, vagy az adatok részletességéből adódó összefüggésekkel, másrészt a vezetői döntések megalapozásához is felhasználhatók lennének az elemzések eredményei.

„ELZA” is képes az előállítható digitális állományok hasznosítására:

  • az audit xml állomány beolvasására, és abból elemzések készítésére
  • a főkönyvi kivonat beolvasása után (az audit.xml használatával az erre fordított idő szinte elhanyagolható), és egy egyszeri paraméterezést követően összeáll a beszámoló, elkészülnek a mutatók, az éves beszámolót készítő adózóknál a cash-flow kimutatás és a kiegészítő melléklet
  • képes feltölteni az OBR felületére a beszámolót, nincs szükség a karakterenkénti bevitelre (nulla Ft értékű mezők esetén is)
  • képes riportot, elemzéseket és ellenőrzéseket készíteni a számlázó programból kiexportált számla xml állományból is (ez azért is nagy előny, mert jó, ha nem az adóhatóság szembesíti az adózót az elemzésben látott eredményekkel, esetleges kockázatokkal)
  • az adófolyószámla xml állomány beolvasásával néhány kiegészítő jelölés után egyszerűen és gyorsan összehasonlítja a főkönyvi adatokat az adószámlával (adófolyószámlával) és megmutatja a különbséget, az eltérések megállapítása így csak néhány percet igényel

Nagy előnye, hogy a paramétereket (a beszámoló összeállításához és az adótáblák számításaihoz) csak egyszer kell beállítani, a második időszaktól (évtől) már lényeges idő megtakarítást lehet elérni vele. Ugyanez igaz az online beszámoló rendszerbe való feltöltésre is. Az űrlap adatait elegendő az első évben begépelni, aztán a rendszer a korábban rögzített, később természetesen szükség szerint módosítható adatállományból dolgozik.