Mire jó a számlázó xml? Mire tudjuk használni ELZA segítségével?

A könyvelők általában csak kinyomtatott formában (jobb esetben feladási állományként) találkoznak az ügyfél kimenő számláival. Nem árt azonban kicsit alaposabban megvizsgálni ezt a területet, hiszen a könyvelésen kívüli legjobb kontroll lehetőségét jelenti.

A gazdasági vezetők (és persze a könyvelők is) elemzéseket, jelentéseket is készíthetnek az xml állomány részletes adatainak felhasználásával.

Mi a teendő?

I. Beolvassuk az xml állományt az Adatimport/NAV számla xml beolvasásnál.

  • az xml állomány beolvasását a pörgő karika jelzi, a feldolgozását pedig egy futó zöld csík
  • a művelet végén megjelenő kis ablakban láthatóak lesznek az állomány azonosító adatai

II. Nyitott könyv/NAV számla xml/NAV számla xml riport – programozott (automatikusan lefutó) lekérdezések:

1. Az állomány azonosító adatai

  • készült
  • időszak kezdete, vége
  • sorszám kezdete, sorszám vége
  • számla darabszáma

2. Mit látunk az állomány jellemzőinél?

  • számlakibocsátó
  • áfakulcsok
  • devizanemek
  • számlatípusok
  • számla megjelenési formája
  • számla fizetési módjai
  • ellenőrzések
    • dátumok: teljesítés, számlakelte, fiz.határidő
    • van-e egyszerűsített számla
    • összesítő ellenőrzés: „számla összesítő egyezik/nem egyezik” nettó+áfa=bruttó

3. Szűrési feltételek

  • számok és színes pöttyök a szűrési mezők mellett
    • a színes pöttyökkel beazonosítható, hogy az adott szűrési feltételt melyik lekérdezésnél használjuk
      • pl. a hiányzó és dupla sorszámokon kívül minden más lekérdezés csak a beállított időszakra vonatkozik (piros pötty)
      • pl. a megadott értékhatárt devizanemenként csak a 4.b) lekérdezésnél veszi figyelembe szűrő feltételként a program (kék pötty)
         
  • vizsgált időszak (számla kelte alapján)
    • alaphelyzetben a beolvasott xml állomány első és utolsó dátumát (számla keltét) kínálja fel a program
    • a tól-ig dátumok átírhatók, megadhatjuk, hogy konkrétan mely időszakra vonatkozzanak a lekérdezések
       
  • leválogatandó darabszám
    • jellemzően a fordulónap körüli események, tételek vizsgálatát szolgálja
       
  • időszak elválasztása
    • a lekérdezés 6. pontjához itt adhatjuk meg, hogy az időszakok közötti elhatárolásokat a számla kelte vagy az ÁFA teljesítés dátuma szerint kívánjuk vizsgálni
      • a számla kelte szerinti vizsgálat a megfelelő időszakra való könyvelés bizonyítékát szolgáltathatja
      • az ÁFA teljesítés szerinti szétválasztás a fordulónap körüli ÁFA bevallások ellenőrzését segítheti
         
  • értékhatár devizanemenként
    • itt a vizsgált időszak legnagyobb összegű (nettó értékű) számláinak listájához adhatjuk meg az összeget (pl. az egyedileg lényeges hiba összegét, hiszen ezeket a számlákat majd úgyis egyedileg ellenőriznünk kell)
    • az alaphelyzetben felkínál nulla átírása mindenképpen szükséges, ha a riport 4.b) pontját is bejelöltük a lekérdezésnél

4. A Riport elemei, táblázatai

  • a szűrési feltételeknél beállított paramétereknek megfelelően lekérhetünk csak egy-egy szempont szerinti listát, vagy az összes bejelölésével egyszerre az összes lekérdezési eredmény megjelenik a képernyőn
  • a képernyőn megjelenő „NAV számla riport” tábla tetején lévő „Excel” gombbal az összes lista egyszerre áttehető excel táblázatba
  • az egyes lekérdezési pontok önálló táblázata az ennek a táblázatnak a jobb felső sarkában található nyomtató ikonnal nyomtatható pdf-be, papírra, vagy az excel ikonnal exportálható excel táblázatba