A könyvelők általában csak kinyomtatott formában (jobb esetben feladási állományként) találkoznak az ügyfél kimenő számláival. Nem árt azonban kicsit alaposabban megvizsgálni ezt a területet, hiszen a könyvelésen kívüli legjobb kontroll lehetőségét jelenti.

A gazdasági vezetők (és persze a könyvelők is) elemzéseket, jelentéseket is készíthetnek az xml állomány részletes adatainak felhasználásával.

Mi a teendő?

I. Beolvassuk az xml állományt az Adatimport/NAV számla xml beolvasásnál.

• az xml állomány beolvasását a pörgő karika jelzi, a feldolgozását pedig egy futó zöld csík
• a művelet végén megjelenő kis ablakban láthatóak lesznek az állomány azonosító adatai

II. Nyitott könyv/NAV számla xml/NAV számla xml riport – programozott (automatikusan lefutó) lekérdezések:

1. Az állomány azonosító adatai

• készült
• időszak kezdete, vége
• sorszám kezdete, sorszám vége
• számla darabszáma

2. Mit látunk az állomány jellemzőinél?

• számlakibocsátó
• áfakulcsok
• devizanemek
• számlatípusok
• számla megjelenési formája
• számla fizetési módjai
• ellenőrzések
  • dátumok: teljesítés, számlakelte, fiz.határidő
  • van-e egyszerűsített számla
  • összesítő ellenőrzés: „számla összesítő egyezik/nem egyezik” nettó+áfa=bruttó

3. Szűrési feltételek

• számok és színes pöttyök a szűrési mezők mellett
  • a színes pöttyökkel beazonosítható, hogy az adott szűrési feltételt melyik lekérdezésnél használjuk
    • pl. a hiányzó és dupla sorszámokon kívül minden más lekérdezés csak a beállított időszakra vonatkozik (piros pötty)
    • pl. a megadott értékhatárt devizanemenként csak a 4.b) lekérdezésnél veszi figyelembe szűrő feltételként a program (kék pötty)
       
• vizsgált időszak (számla kelte alapján)
  • alaphelyzetben a beolvasott xml állomány első és utolsó dátumát (számla keltét) kínálja fel a program
  • a tól-ig dátumok átírhatók, megadhatjuk, hogy konkrétan mely időszakra vonatkozzanak a lekérdezések
     
• leválogatandó darabszám
  • jellemzően a fordulónap körüli események, tételek vizsgálatát szolgálja
     
• időszak elválasztása
  • a lekérdezés 6. pontjához itt adhatjuk meg, hogy az időszakok közötti elhatárolásokat a számla kelte vagy az ÁFA teljesítés dátuma szerint kívánjuk vizsgálni
    • a számla kelte szerinti vizsgálat a megfelelő időszakra való könyvelés bizonyítékát szolgáltathatja
    • az ÁFA teljesítés szerinti szétválasztás a fordulónap körüli ÁFA bevallások ellenőrzését segítheti
       
• értékhatár devizanemenként
  • itt a vizsgált időszak legnagyobb összegű (nettó értékű) számláinak listájához adhatjuk meg az összeget (pl. az egyedileg lényeges hiba összegét, hiszen ezeket a számlákat majd úgyis egyedileg ellenőriznünk kell)
  • az alaphelyzetben felkínál nulla átírása mindenképpen szükséges, ha a riport 4.b) pontját is bejelöltük a lekérdezésnél

4. A Riport elemei, táblázatai

• a szűrési feltételeknél beállított paramétereknek megfelelően lekérhetünk csak egy-egy szempont szerinti listát, vagy az összes bejelölésével egyszerre az összes lekérdezési eredmény megjelenik a képernyőn
• a képernyőn megjelenő „NAV számla riport” tábla tetején lévő „Excel” gombbal az összes lista egyszerre áttehető excel táblázatba
• az egyes lekérdezési pontok önálló táblázata az ennek a táblázatnak a jobb felső sarkában található nyomtató ikonnal nyomtatható pdf-be, papírra, vagy az excel ikonnal exportálható excel táblázatba