Mire jó a számlázó xml? Mire tudjuk használni ELZA segítségével?
A könyvelők általában csak kinyomtatott formában (jobb esetben feladási állományként) találkoznak az ügyfél kimenő számláival. Nem árt azonban kicsit alaposabban megvizsgálni ezt a területet, hiszen a könyvelésen kívüli legjobb kontroll lehetőségét jelenti.
A gazdasági vezetők (és persze a könyvelők is) elemzéseket, jelentéseket is készíthetnek az xml állomány részletes adatainak felhasználásával.
Mi a teendő?
I. Beolvassuk az xml állományt az Adatimport/NAV számla xml beolvasásnál.
- az xml állomány beolvasását a pörgő karika jelzi, a feldolgozását pedig egy futó zöld csík
- a művelet végén megjelenő kis ablakban láthatóak lesznek az állomány azonosító adatai
II. Nyitott könyv/NAV számla xml/NAV számla xml riport – programozott (automatikusan lefutó) lekérdezések:
1. Az állomány azonosító adatai
- készült
- időszak kezdete, vége
- sorszám kezdete, sorszám vége
- számla darabszáma
2. Mit látunk az állomány jellemzőinél?
- számlakibocsátó
- áfakulcsok
- devizanemek
- számlatípusok
- számla megjelenési formája
- számla fizetési módjai
- ellenőrzések
- dátumok: teljesítés, számlakelte, fiz.határidő
- van-e egyszerűsített számla
- összesítő ellenőrzés: „számla összesítő egyezik/nem egyezik” nettó+áfa=bruttó
3. Szűrési feltételek
- számok és színes pöttyök a szűrési mezők mellett
- a színes pöttyökkel beazonosítható, hogy az adott szűrési feltételt melyik lekérdezésnél használjuk
- pl. a hiányzó és dupla sorszámokon kívül minden más lekérdezés csak a beállított időszakra vonatkozik (piros pötty)
- pl. a megadott értékhatárt devizanemenként csak a 4.b) lekérdezésnél veszi figyelembe szűrő feltételként a program (kék pötty)
- a színes pöttyökkel beazonosítható, hogy az adott szűrési feltételt melyik lekérdezésnél használjuk
- vizsgált időszak (számla kelte alapján)
- alaphelyzetben a beolvasott xml állomány első és utolsó dátumát (számla keltét) kínálja fel a program
- a tól-ig dátumok átírhatók, megadhatjuk, hogy konkrétan mely időszakra vonatkozzanak a lekérdezések
- leválogatandó darabszám
- jellemzően a fordulónap körüli események, tételek vizsgálatát szolgálja
- jellemzően a fordulónap körüli események, tételek vizsgálatát szolgálja
- időszak elválasztása
- a lekérdezés 6. pontjához itt adhatjuk meg, hogy az időszakok közötti elhatárolásokat a számla kelte vagy az ÁFA teljesítés dátuma szerint kívánjuk vizsgálni
- a számla kelte szerinti vizsgálat a megfelelő időszakra való könyvelés bizonyítékát szolgáltathatja
- az ÁFA teljesítés szerinti szétválasztás a fordulónap körüli ÁFA bevallások ellenőrzését segítheti
- a lekérdezés 6. pontjához itt adhatjuk meg, hogy az időszakok közötti elhatárolásokat a számla kelte vagy az ÁFA teljesítés dátuma szerint kívánjuk vizsgálni
- értékhatár devizanemenként
- itt a vizsgált időszak legnagyobb összegű (nettó értékű) számláinak listájához adhatjuk meg az összeget (pl. az egyedileg lényeges hiba összegét, hiszen ezeket a számlákat majd úgyis egyedileg ellenőriznünk kell)
- az alaphelyzetben felkínál nulla átírása mindenképpen szükséges, ha a riport 4.b) pontját is bejelöltük a lekérdezésnél
4. A Riport elemei, táblázatai
- a szűrési feltételeknél beállított paramétereknek megfelelően lekérhetünk csak egy-egy szempont szerinti listát, vagy az összes bejelölésével egyszerre az összes lekérdezési eredmény megjelenik a képernyőn
- a képernyőn megjelenő „NAV számla riport” tábla tetején lévő „Excel” gombbal az összes lista egyszerre áttehető excel táblázatba
- az egyes lekérdezési pontok önálló táblázata az ennek a táblázatnak a jobb felső sarkában található nyomtató ikonnal nyomtatható pdf-be, papírra, vagy az excel ikonnal exportálható excel táblázatba